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Pour en savoir plus : sur le site de la CNIL : « Cookies : les outils pour les maîtriser ».
Catégories de données collectées
Lors de la prise de contact, notamment par l’interface de contact, les données suivantes sont collectées pour les besoins des services fournis par le cabinet :
- Nom et prénom,
- Entreprise (facultatif),
- n° de téléphone,
- adresse e-mail,
- (le cas échéant) données relatives au dossier à traiter
Lors du traitement des dossiers pour le compte des entreprises clientes (exclusivement activité de conseil juridique aux entreprises), diverses données à caractère personnel, concernant les interlocuteurs au sein des entreprises clientes, les autres salariés, les interlocuteurs au sein des entreprises partenaires des clients, pourront être collectées pour les seuls besoins du traitement des dossiers.
Les documents numériques confiés par les clients du cabinet contenant des données à caractère personnel sont stockés et partagés exclusivement via la solution NetExplorer et ne sont communiqués à aucune autre personne que les avocats et collaborateurs non-avocats du cabinet, tous liés légalement et déontologiquement par le secret professionnel et/ou par un engagement contractuel de confidentialité.
Seules les données à caractère personnel nécessaires au traitement des dossiers par le cabinet VIRTUALEGIS AARPI ou à l’envoi de la lettre d’information sont collectées.
Utilisation des données collectées (finalités des traitements),
Le cabinet VIRTUALEGIS utilise les données à caractère personnel collectées exclusivement :
- pour contacter et gérer les premiers contacts (prospects) et fournir les services contractuels (clients),
- pour gérer les aspects comptables de la relation contractuelle,
- pour adresser la lettre d’information, jusqu’à éventuelle désinscription,
- et, le cas échéant, pour proposer des services complémentaires ou optionnels, jusqu’à éventuelle opposition.
Bases légales
| Finalités | Bases légales |
| Gestion des demandes d’information, de rendez-vous et de devis avec les prospects Gestion des échanges avec les clients dans le cadre du traitement des dossiers Gestion de la comptabilité | Intérêt légitime |
| Envoi de la lettre d’information (exclusivement B to B) Prospection (services complémentaires B to B) | Intérêt légitime |
| Gestion des réclamations, des impayés, des précontentieux et des contentieux | Intérêt légitime |
| Gestion de l’exercice des droits | Respect des obligations légales |
Destinataires des données
Les destinataires des données à caractère personnel collectées peuvent être les suivants :
- les avocats et autres collaborateurs du cabinet,
- les sous-traitants (éditeur de solution de stockage et de partage de fichiers numérique, cabinet d’expertise comptable, Mozilla (pour la messagerie), OVH pour l’hébergement, SendinBlue pour l’envoi de la lettre d’information),
- dans le cadre du traitement des dossiers des données à caractère personnel peuvent être envoyés aux avocats, experts et consultants, traducteurs, ainsi qu’aux autorités autorités de régulation et, le cas échéant, judiciaires ou administratives ;
- dans le cadre d’une procédure de contrôle et/ou d’une requête, le cabinet peut être tenu de divulguer certaines données, sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation ;
- à nos ayants droit ou successeurs éventuels.
Le cabinet notifiera, le cas échéant, à chaque destinataire concerné toute demande de rectification, d’effacement ou de limitation du traitement effectué conformément à l’article 16, à l’article 17 § 1 ou à l’article 18 du RGPD, à moins qu’une telle communication se révèle impossible ou exige des efforts disproportionnés.
Durée de conservation
Le cabinet VIRTUALEGIS ne conserve les données à caractère personnel que pour la durée nécessaire au traitement et à la conservation des dossiers, à l’envoi des lettres d’information et, plus généralement, à la fourniture des services convenus, dans le respect de la législation en vigueur.
| Données concernées | Durée de conservation |
|---|---|
| Données traitées dans le cadre de la gestion des dossiers Données traitées dans l’outil de messagerie électronique | Jusqu’à expiration des délais de prescription applicables à la responsabilité des avocats du cabinet |
| Documents comptables | 10 ans à compter de leur émission |
| Données relatives à la gestion d’un impayé | 5 ans à compter de la résolution de l’impayé (clients exclusivement professionnels) |
| Données liées aux directives concernant le sort des données après le décès | Aussi longtemps que les données concernées par les directives sont conservées |
| Données relatives à l’exercice d’un droit d’accès, de rectification ou d’effacement | 5 ans à compter de la fin de la procédure liée à la demande |
| Données relatives à l’exercice d’un droit d’opposition | 6 ans à compter de la fin de la procédure liée à la demande |
| Données relatives à l’exercice d’un droit à la limitation d’un traitement | 5 ans à compter de la fin de la limitation du traitement |
| Autres données (dont données d’identification permettant la prospection) | 3 ans à compter de leur collecte par le Cabinet ou du dernier contact émanant de vous |
Le cabinet conserve les données des clients dans la limite des durées prévues par les dispositions relatives à l’archivage et à la conservation des données relatives au conseil juridique et au traitement des litiges. Les originaux des actes juridiques authentiques et sous seings privés sont conservés sans limitation de durée par le cabinet à titre d’archives, de même qu’un exemplaire de chaque acte juridique au format numérique rédigé par le cabinet, sans aucune possibilité de communication à des tiers au contrat ou au litige, sauf réquisition judiciaire.
Les données d’identification et de contact des personnes morales (nom commercial, adresse e-mail non identifiante, téléphone, etc.) ne permettant pas l’identification d’une personne physique sont conservées sans limitation de durée.
Exercice des droits
Vous disposez du droit, dans certains cas, de retirer à tout moment votre consentement au traitement de vos données lorsque celui-ci est fondé sur ledit consentement et ce, sans porter atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait (article 7.3. du RGPD).
Vous disposez également des droits définis aux articles 15 et suivants du RGPD :
- du droit d’obtenir la confirmation que des données personnelles vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données personnelles ainsi qu’à plusieurs informations sur nos traitements (droit d’accès – article 15 du RGPD) ;
- du droit d’obtenir la rectification des données personnelles erronées ou inexactes vous concernant (droit de rectification – article 16 du RGPD) ;
- du droit d’obtenir, dans certains cas, l’effacement de données personnelles vous concernant (droit d’effacement ou « à l’oubli » – article 17 du RGPD) ;
- du droit, dans certains cas, d’obtenir la limitation des traitements (droit à la limitation du traitement – article 18 du RGPD) ;
- du droit, dans certains cas, de recevoir les données personnelles que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et/ou de nous demander de transmettre ces données à un autre responsable du traitement, lorsque le traitement est fondé sur le consentement ou sur le contrat et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés (droit à la portabilité des données – article 20 du RGPD) ;
Vous disposez des droits d’opposition définis par l’article 21 du RGPD :
- du droit d’obtenir, dans certains cas, pour des raisons tenant à votre situation particulière, la cessation du traitement des données personnelles vous concernant (droit d’opposition – article 21.1. du RGPD) ;
- du droit d’opposition au traitement des données personnelles vous concernant à des fins de prospection (droit d’opposition à la prospection – article 21.2. du RGPD).
Ces droits ne sont pas inconditionnels et dépendent de votre situation, de sorte que nous pourrons, dans certains cas, refuser d’y répondre favorablement, notamment lorsque la loi nous oblige à conserver des documents ou des données ou lorsque les données sont nécessaires à l’exécution d’une obligation contractuelle.
Vous disposez également du droit de définir, modifier et révoquer à tout moment des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès en application de l’article 40-1 de la loi Informatique et Libertés.
Vous pouvez exercer vos droits en nous adressant un courriel à l’adresse électronique suivante : alix[at]virtua-legis.com ou à l’adresse postale suivante : Cabinet VIRTUALEGIS, 5 rue Jean-Baptiste Dumas – 75017 Paris. Lorsque nous ne serons pas en mesure de vous identifier en ligne, nous vous demanderons une copie (scan) de pièce d’identité (Par ex. CNI ou passeport). En ce cas, nous conserverons cette copie un an ou trois ans en cas d’exercice d’un droit d’opposition.
La désinscription à la lettre d’information s’effectue au moyen d’un lien hypertexte en bas de chaque lettre d’information.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (article 77 du RGPD).